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政府采购招投标业务中样品评审流程和注意事项
作者:曾文静 邓勇浩   出处:法律顾问网·涉外www.flguwen.com     时间:2019-04-02 14:39:31

观点|政府采购招投标业务中样品评审流程和注意事项

 曾文静 邓勇浩

招标投标活动是目前我国政府投资工程以及与工程建设有关的货物、服务项目的主要采购方式,随着《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》和《政府采购货物和服务招标投标管理办法》等法律法规部门规章的颁布与实施,招标投标工作逐步高效、规范的运行,在市场环境、法制建设和政府主体的共同约束下,招标投标工作对提高投资效益、遏制不正当竞争均起到了重要的作用。但仍存在一些亟待解决的问题,如骗取中标、串通投标等。这些问题的存在,严重违反了招标投标活动的“三公”和诚实信用的原则,不利于市场的健康可持续发展。
在招标投标活动存在的众多问题中,本文主要对货物采购项目需提供投标样品的评审流程中存在的问题进行了探讨,并且针对这些问题现状,提供相应的对策及建议。
一、递交样品的目的
根据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第二十二条规定“采购人、采购代理机构一般不得要求投标人提供样品,仅凭书面方式不能准确描述采购需求或者需要对样品进行主观判断以确认是否满足采购需求等特殊情况除外”。政府采购法律法规均未明确禁止采购人、采购代理机构要求投标人提供投标样品,换言之,投标样品不仅能够考察投标人真实技术、生产水平,还能保证投标产品的质量。并非所有项目都有必要要求投标人提供样品,在需依据主观判断的,仅凭书面描述不能穷尽采购需求的或仅依据投标文件无法准确评价投标人所提供产品的真实技术水平的情况下,样品可以作为评审依据,但是投标样品不能只作为“摆设”,否则形同虚设。 
二、明确递交样品的要求
根据《政府采购法实施条例》第四十四条规定:“……采购人或代理机构不得通过对样品进行检测、对供应商进行考察等方式改变评审结果”以及《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第二十二条规定:“……要求投标人提供样品的,应当在招标文件中明确规定样品制作的标准和要求、是否需要随样品提交相关检测报告、样品的评审方法以及评审标准。需要随样品提交检测报告的,还应当规定检测机构的要求、检测内容等……”。一般情况下,采购标准化产品、通用产品等项目,均不要求投标人提供样品,可在招标文件中要求投标人提供实物图片、检测报告等资料。而对于采购的产品精确度、质量等要求极高的项目,可要求投标人随样品提交由第三方出具的检测报告。在评审阶段,不再另行组织对样品进行检测,以投标人提交的由权威机构出具的样品检测报告为准。
采购项目需设定样品的,在招标文件中须明确规定递交样品的相关要求:
(1)明确投标样品提交和退还时间、地点等事宜;
(2)详细列明投标样品的规格尺寸、材质、数量等要求;
(3)如允许样品参数存在偏差的,招标文件中还须明确允许偏差范围,从而减少投标人的废标数量,增大了项目的竞争力;
(4)如由采购人提供实样的项目,招标文件中还须明确投标人领取实样的方式,并明确采购人提供的实样是仅供参考,还是须按实样制作;
(5)在招标文件中应明确投标样品作为日后履约验收的依据,并在招标文件中须明确对中标人的样品进行封存。
采购人要求投标人提供样品的,应同时兼顾投标人的样品制作、运输等成本,尽可能人性化考虑,如采购成套产品或品目种类特别多的项目,采购人应尽可能降低投标人的投标成本,可要求投标人提供便于运输和携带具有代表性的小件材料、主要零配件样品或模型小样等,其余产品可在招标文件中要求提供实物图片即可。
三、对样品评审设置的合理性
设置样品的目的是考察投标人的技术能力以及生产水平,样品在评审过程中往往决定项目的最终结果,其评分标准以及分值设置应当合理。
(1)样品作为符合性审查标准
根据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第五十五条规定:“综合评分法,是指投标文件满足招标文件全部实质性要求,且按照评审因素的量化指标评审得分最高的投标人为中标候选人的评标方法。评审因素的设定应当与投标人所提供货物服务的质量相关,包括投标报价、技术或者服务水平、履约能力、售后服务等。资格条件不得作为评审因素。评审因素应当在招标文件中规定……”。因此,若投标样品作为资格条件的,其样品就不能作为评审因素。
如将投标样品作为符合性审查标准。在招标文件中须明确规定递交样品的相关要求,以及明确投标人在投标文件中的响应内容须满足招标文件全部实质性要求。评标委员会按照评审程序逐项进行符合性审查时,发现投标人所递交的样品不满足招标文件要求的,评标委员会应当将其作为无效投标处理。在评审结束后,中标人提供的样品将由采购人封存,并作为后续合同履行验收的重要依据。
(2)样品作为评分标准
如将投标样品作为评分标准,样品做得好,可以多得分,即可增加投标人之间的竞争力。因各项目的采购需求不同,其样品在评标办法中所占重要性不尽相同,有的项目对样品的好差非常注重,其样品的分值占总分值的比重可设置得大些;有的项目样品只起辅助作用,重点是投标人供货能力、售后服务等内容的评比,其样品的分值占总分值的比重可设置得小些。
四、接收样品的注意事项
在完成样品交接手续之后,样品的损害或遗失风险均由采购人或采购代理机构承担,因此,样品的接收和保管工作对于采购人或采购代理机构来说尤为重要。
为保证评审时的公正性,采购人或采购代理机构与投标人在进行样品交接手续时,应要求投标人去除其样品上能显示投标人任何信息的标识或标示,如未能去除的,应用纸张对相应信息进行遮挡。同时,采购人或采购代理机构应就样品品种、数量进行清点,要求投标人授权代表填写《样品接收登记表》并签字确认。
为防止他人在评审前对投标人的样品做出不当行为,除对放置投标样品的场所进行封锁外,最好将样品存放在视频监控区。
五、样品评审的保密性
规范样品评审的各个环节,才能真正体现公平、公正的原则。为做好样品评审工作的保密性和公正性,应在评审前对样品进行抽签编号。抽签编号该项工作可由监督人或公证处进行,也可由采购人或采购代理机构人员进行,该项工作最好在视频监控区进行。
六、样品的封存及退还
根据《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第二十二条规定:“……采购活动结束后,对于未中标人提供的样品,应当及时退还或者经未中标人同意后自行处理;对于中标人提供的样品,应当按照招标文件的规定进行保管、封存,并作为履约验收的参考”。投标样品作为投标文件一个重要的组成部分以及日后履约验收的依据,采购人应做好验收、核对等相关工作。如果采购人既没有按招标文件的规定对样品进行封存,也没有考虑投标样品作为履约验收的依据,即便样品作为评审依据也不值一哂。
在开评标结束后,采购人或采购代理机构应对中标人的样品及时进行妥善保管、封存,拍照留存;对于未中标单位的样品,应当及时做好退还签字手续,从而降低因保管不善导致的风险和责任,或者经未中标人同意后自行处理。

结语:
作者结合多年的招标投标工作经验,对样品评审存在的问题进行了梳理,并提出了解决对策和建议,希望对类似项目招标活动的推动有所裨益。

 

本文刊登于《中国政府采购》2018年12期
作者单位:公诚管理咨询有限公司
http://www.gcmc.cc


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